Die Mahnung bzw. Zahlungserinnerung fordert den Schuldner auf, die ausstehende Forderung unverzüglich anzuweisen. Hat der Schuldner 30 Tage nach Zugang der Rechnung keine Zahlung geleistet, befindet er sich in Verzug und kann sodann gemahnt werden. Es empfiehlt sich die schriftliche Form einer Mahnung, doch im Grunde ist sie an keine Form gebunden. Um dem Schuldner Klarheit zu verschaffen, um welche Forderung es sich im Einzelnen handelt, sollte sie das Datum, die Rechnungsnummer und die Fälligkeit beinhalten. Reagiert der Schuldner nicht, so kann nachfolgend das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden.

Grundsätzlich besteht keine Mahnpflicht. Wenn jedoch eine Mahnung erstellt wird, ist es zwingend erforderlich, diese als Mahnung eindeutig zu kennzeichnen, Bsp. „1. Mahnung“

§ 286 BGB 

 "Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist."

Das heißt, bei Rechnungslegung gegenüber Privatleuten muss ein Hinweis in der Rechnung enthalten sein, dass der Schuldner nach 30 Tagen ab Rechnungsdatum in Verzug ist. Gegenüber Kaufleuten ist dieser Hinweis nicht erforderlich.

Mahnkosten können nur verlangt werden, wenn sich zum Zeitpunkt der Mahnung der Schuldner bereits in Verzug mit der Zahlung befindet. Da Verzug meistens erst durch Übermittlung einer Mahnung eintritt, können für die erste Mahnung grundsätzlich auch keine Mahnkosten verlangt werden. Anders ist die Lage, wenn der ersten Mahnung eine Rechnung vorausgegangen ist und zwischen der Rechnung und der ersten Mahnung mindestens 30 Tage verstrichen sind.